Wie zijn wij?

Sociale huisvestingsmaatschappij Volkshaard cvba-so, gevestigd in hartje Gent, is actief in 17 gemeenten van het arrondissement Gent-Eeklo. Ons gemotiveerd team zet zich dagdagelijks in voor het bouwen, renoveren, onderhouden en verhuren van zo'n 5.600 sociale woningen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op iedere gebruiker van de website https://www.volkshaard.be en al haar sub-sites (hierna spreken we over 'website') aangeboden door Volkshaard met maatschappelijke zetel in Ravensteinstraat 12, 9000 Gent (hierna 'wij' of 'ons' of 'Volkshaard'), met ondernemingsnummer BE0400.067.887. Volkshaard is eigenaar en beheerder van de website. 

Waarom hebben wij een privacyverklaring?

Door de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. We willen ervoor zorgen dat uw gegevens beschermd zijn en dat we ze alleen gebruiken waar nodig. Daarom respecteren wij de hoogste privacynormen, inclusief de privacywet General Data Protection Regulation (GDPR) of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 geldt. 

Deze privacyverklaring geldt voor alle informatie over u waarover wij beschikken. Deze informatie verzamelen wij bij andere overheidsinstellingen, bij u, via invulformulieren (eventueel via onze website) of tijdens een gesprek met onze medewerkers. 

Belangrijk: contacteert u ons via een ander digitaal medium (zoals Facebook of Twitter), dan heeft de privacyverklaring van die websites voorrang op onze privacyverklaring bij tegenstrijdigheden.

Hoe kan u ons bereiken?

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze privacyverklaring kan je de hoofdzetel van Volkshaard contacteren via: 

Welke informatie verzamelen we?

Op deze website verzamelen we enkel identificatiegegevens.

Van waar verzamelen we uw informatie?

Op deze website verzamelen we persoonsgegevens via:

  • de module om online een afspraak te maken
  • het contactformulier
  • het herstellingsformulier
  • het inschrijvingsformulier
  • het klachtenformulier

De geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens

Om uw persoonlijke gegevens te verwerken, vragen wij u, als toekomstige of huidige klant van Volkshaard, om uw toestemming. Bijvoorbeeld: de verwerking van de gegevens die u aan ons verstrekt door het contactformulier op onze website in te vullen, is gebaseerd op uw toestemming.

Waarvoor gebruiken we uw persoonlijke gegevens?

Uw contactgegevens, en andere informatie die u ons verstrekt via formulieren op onze website, behandelen wij voor deze doeleinden:

  • de module om online een afspraak te maken - om u een afspraak te geven voor onze zitdag in het kantoor in Gent
  • het contactformulier - om uw vragen te beantwoorden
  • het herstellingsformulier - om uw technische defecten en problemen te verzamelen en u te helpen
  • het inschrijvingsformulier - om uw inschrijving op onze wachtlijst digitaal te ontvangen
  • het klachtenformulier - om uw officiële klachten te ontvangen

Hoe lang houden we uw data bij?

Persoonsgegevens die we verzamelen op onze website houden we enkel bij voor zover het noodzakelijk is om contact met u op te nemen of uw vraag te beantwoorden. 

Wie heeft toegang tot uw data?

Volkshaard heeft alleen toegang tot de gegevens die ze verzamelt via deze website. Deze gegevens sturen we nooit door naar andere partijen.

Wat zijn uw rechten?

De GDPR voorziet voor u een aantal rechten die u, binnen bepaalde voorwaarden, kan inroepen. Hieronder vindt u een opsomming met een korte toelichting. Zoals al aangegeven kan u deze rechten inroepen via:

Recht van inzage

Wij moeten u informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en we moeten uw rechten beschrijven. Ook moeten we u een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen als u ons dit vraagt. Een kopie kan u vragen via telefoon, e-mail of met een brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

Bij uw aanvraag voor inzage moeten wij uw identiteit verifiëren. Daarom vragen wij u op dat ogenblik een bewijs van uw identiteit. Twijfelen wij over uw identiteit, dan zullen wij u pas de documenten sturen nadat wij uw identiteit kunnen bevestigen. We zullen u de documenten via e-mail sturen als u hiermee akkoord bent. Bent u niet akkoord, dan sturen wij u de documenten met de post toe.

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen u altijd informeren als we niet binnen een maand uw aanvraag kunnen beantwoorden.

Recht op verbetering

Als we onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen we dit op uw vraag aanpassen. Denken we zelf dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen we u contacteren om dit te verifiëren. Mogelijks moet u hiervoor naar ons kantoor komen om uw identiteitskaart te laten inlezen.

Recht om te worden vergeten

U hebt het recht om uw gegevens te laten wissen. Wanneer u aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we uw gegevens verwijderen. Uw e-mailadres en/of telefoonnummer en/of adres en/of naam bewaren we op een zwarte lijst zodat ons systeem herkent dat u niet langer gecontacteerd wil worden.

Wanneer kunnen wij uw gegevens verwijderen?

  • We verwerken uw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
  • U trekt uw toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op uw toestemming gebaseerd.
  • U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie titel recht op bezwaar hieronder).
  • Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
  • Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
  • Uw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

De kans bestaat dat we uw gegevens om een specifieke reden niet mogen verwijderen. We informeren u hierover. 

Deze redenen zijn:

  • een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
  • voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
  • voor juridische claims 
  • voor de volksgezondheid
  • het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert 

Recht op beperking van verwerking

U kan altijd de verwerking van uw gegevens beperken. We zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:

  • We hebben onjuiste gegevens. We verwerken uw gegevens opnieuw nadat we uw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden.  
  • Onze verwerking wordt als onwettig beschouwd en u wilt deze verwerking beperken. 
  • We hebben uw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor uw juridische claims. Hebt u ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen we uw gegevens. 
  • U maakt bezwaar tegen verwerking (zie titel recht op bezwaar hieronder). We stoppen hiermee totdat de vraag opgelost is. 

Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeren wij u waarom we de beperking stoppen. Om opnieuw uw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren we de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan. 

Recht op kennisgeving

Als u zich beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren wij ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. We doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Wij informeren u ook over deze ontvangers als u dit vraagt.

Recht op data-portabiliteit

Wij verzenden u of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als u dit vraagt. 

Dit gaat over gegevens: 

  • die u ons bezorgde 
  • die we verwerken op basis van uw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden 
  • die we verwerken via geautomatiseerde middelen 

Recht op bezwaar

U kan bezwaar aantekenen als we gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. We zullen uw bezwaar onderzoeken en u informeren over de resultaten. We kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking. 

Hebt u bezwaar tegen direct marketing, dan sturen wij u geen direct marketing meer vanaf het ogenblik dat we uw vraag ontvangen.

Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, u kan op elk moment uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken. 

Maar, wij blijven uw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag u uw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking is legaal. 

U kan uw toestemming intrekken door ons te contacteren via:

Hoe kan u een klacht indienen?

Wij proberen uw vraag optimaal te behandelen. Lukt dit niet, dan kan u altijd een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.

Waarom verplichten wij u om bepaalde velden in te vullen voor u een verzoek kan indienen?

Zo kunnen wij uw vraag snel en eenvoudig beantwoorden. Alle andere informatie die u geeft is facultatief. Als u de verplichte velden niet of incorrect invult, kunnen we uw vraag misschien niet (volledig) beantwoorden.

Wijzigingen in ons beleid

Deze privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en geldt vanaf 30 januari 2020. We hebben het recht om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Wij informeren u over elke wijziging die een impact heeft op uw situatie (niet over kleine wijzigingen).